Iratmegsemmisítés a könyvelőirodában

Könyvelőirodánk több mint tíz éve üzemel. Ez nyilván rengeteg ügyfelet jelent. Sikeres működésünk a további, a könyveléshez nem közvetlenül csatolódó problémát vetett fel. Első helyen jelentkezett az iratmegsemmisítés kérdése. Nyilván a mai világban jobban preferálja mindenki az online felületeket, de ettől függetlenül elkerülhetetlen a nyomtatványok, szerződések és megbízások papír alapú rögzítése. Az ügyfelekhez tartozó papíralapú személyes adatokat tartalmazó írat mennyisége is a nyakunkba szakadt. Ennek megőrzése nyilván biztosított volt, azonban a szerződés lejárta után a megsemmisítés kérdése még nyitott volt.

Manuális iratmegsemmisítés

Vállalkozótársam, akivel együtt vezetjük a könyvelőirodát felvetett pár megoldást az iratmegsemmisítés kivitelezése céljából. Hétvégéink mentek rá, hogy házifeladatként aprítsuk a papírokat. Ez még a kétezres évek elején történt. Nagyon gyorsan beláttuk, hogy ez nem lesz hosszú távon kivitelezhető több szempontból sem. Egyrészt az irodából nem vihettünk ki személyes adatokat tartalmazó iratokat, másrészt, hogy sem energiánk, sem időnk nincs ezzel foglalkozni. Más megoldást kellett találnunk.

Gépi iratmegsemmisítés

Társam beállított egy asztali iratmegsemmisítővel. Az összes irodafelszerelést forgalmazó áruház tart ilyen terméket, mi is tettünk egy próbát vele. Elbűvölő apróság volt, ami nálunk valóban hatékonyabbnak bizonyult, de amellett, hogy az egyenletes aprítást biztosította, cserébe egyszerre csupán 15 lappal bírt elbánni, plusz mindezt egy betonkeverő hanghatásával kisérve tette. Használata a munkavégzés közben és az ügyféllel való tárgyalás, egyeztetés során is borzasztóan zavaró volt. Ezért megint csak a napi zárás utánra tolódott a feladat. Mellesleg folyamatában így sem gyorsultunk és még többlet energiát is pazaroltunk.

A megbízás a megoldás

Ezt belátva kutattuk fel az iratmegsemmisítést profi módon biztosító céget, akik gondoskodtak a szakszerű kezelésről és a tárolásról is. A felgyűlt mennyiséget elszállította és szerződésben garantálta az adatok bizalmasan történő megsemmisítését. Az ügyféladatok teljes megsemmisítése ezáltal megoldódott és nem kellett váratlanul felmerülő visszaélésektől tartanunk. Az ügyféllel kötött szerződésünk a legutolsó pontig hibátlanul teljesült. A Duna Recycling által megkapott adatmegsemmisítést rögzítő jegyzőkönyvek a mi fedhetetlenségünket erősítették.