Miért elengedhetetlen a megfelelő iratmegsemmisítés a kisvállalkozásoknál is?
Az iratmegsemmisítés a kisvállalkozások számára is kiemelt fontosságú feladat, hiszen a hatályos jogszabályok őket is kötelezik a személyes adatok és bizalmas üzleti információk védelmére. Bár a nagyvállalatok adatvédelmi rendszerei nagyobb figyelmet kapnak, valójában a kis cégek is ugyanazon kockázatokkal néznek szembe, ha nem megfelelően gondoskodnak a dokumentumaik, az előírásoknak megfelelő, végleges megsemmisítéséről. A jó hír az, hogy a professzionális iratmegsemmisítés ma már költséghatékonyan is elérhető, és kisvállalkozásként is kialakítható egy jól működő, biztonságos rendszer.
Sokan hajlamosak azt gondolni, hogy egy kisebb cég esetében nem érdemes túl nagy hangsúlyt fektetni az iratmegsemmisítésre. Pedig a valóság ennek éppen az ellenkezője. A kisvállalkozások is kezelnek olyan személyes adatokat, mint ügyféladatbázisok, számlák, szerződések, egészségügyi adatok vagy akár munkavállalói dokumentumok, amelyek illetéktelen kezekbe kerülve súlyos károkat okozhatnak. A GDPR és a hazai adatvédelmi jogszabályok, a vállalkozás méretétől függetlenül, minden adatkezelőtől elvárják, hogy gondoskodjon a már nem szükséges adatok biztonságos törléséről. Egy nem megfelelően megsemmisített dokumentum adatvédelmi incidenshez vezethet, aminek bírság vagy reputációs kár lehet a vége. Egy ilyen malőr pedig, egy kisvállalkozás esetében akár a működést is veszélybe sodorhatja.
Hogyan alakítsunk ki költséghatékony iratmegsemmisítési stratégiát kisvállalkozóként?
Az első lépés a hatékony iratmegsemmisítés felé az, ha felmérjük, hogy milyen típusú dokumentumokat kezelünk, és ezek közül melyeket kell hosszabb távon megőrizni. A számviteli dokumentumokat például a törvény szerint legalább 8 évig kell tárolni, míg más típusú iratokat ennél rövidebb ideig is elegendő. A selejtezési időpontokat érdemes belső szabályzatban rögzíteni, hogy a folyamat átlátható és követhető legyen. Amikor a dokumentumok elérik a megőrzési idő végét, jön a tényleges megsemmisítés kérdése. Bár sokan elsőként a saját irodai iratmegsemmisítő beszerzésére gondolnak, ez kisvállalkozások számára nem feltétlenül a leggazdaságosabb megoldás. Az olcsóbb gépek nem alkalmasak a professzionális szintű, visszaállíthatatlan megsemmisítésre, míg a magasabb kategóriás eszközök beszerzése jelentős kiadást jelenthet.
Ehelyett érdemes megfontolni professzionális szolgáltató bevonását. Ilyen szolgáltatók, mint például a Duna Recycling, akár alkalmankénti megbízás keretében is elvégzik az iratok szakszerű és tanúsítvánnyal igazolt megsemmisítését. Ezzel elkerülhető a saját gépek fenntartási költsége, a dolgozók idejének lekötése és a potenciális adatvédelmi kockázat is. A költségek optimalizálása érdekében célszerű az iratmegsemmisítést előre tervezett időpontokban, gyűjtőakciós jelleggel szervezni. Ha az iratokat nem egyenként, hanem például negyedévente gyűjtve adjuk át megsemmisítésre, az jelentősen csökkentheti a szolgáltatás költségét. Emellett érdemes gondoskodni arról is, hogy az iratok addig is zárható tárolóban legyenek elhelyezve, hogy elkerüljük az esetleges illetéktelen hozzáférést.
A kisvállalkozások adatvédelmének záloga, a jól szervezett iratmegsemmisítés
A kisvállalkozásoknál a megfelelő iratmegsemmisítési gyakorlat nem csupán jogi kötelezettség, hanem a hosszú távú bizalomépítés alapja is. Ha ügyfeleink és partnereink látják, hogy felelősségteljesen kezeljük az adataikat, az a cég jó hírnevét is erősíti.A professzionális iratmegsemmisítést végző partner bevonása lehetőséget ad arra, hogy költséghatékonyan, ugyanakkor maximális biztonsággal oldjuk meg ezt a fontos feladatot. A Duna Recycling szolgáltatásai éppen ezt a szemléletet képviselik: megbízható, tanúsított és az egyedi igényekhez igazodó megoldásokat kínálnak a kisvállalkozások számára is.
Összességében tehát minden kisvállalkozás számára javasolt tudatosan felépíteni az iratmegsemmisítési stratégiáját és professzionális szolgáltatót választani. Így nemcsak a jogszabályoknak felelünk meg, hanem egyúttal biztosítjuk a cég hitelességét és adatbiztonságát is a jövőben.
